インフラ保守・運用において話題に上がるジョブ管理に関してです。既に こちら で記載しましたが、ジョブの日程管理にはツールを利用する方法と自身で作成する方法があります。
ジョブ管理ツールによる日程管理（1元管理可能で矛盾がない→けど習熟が必要）
ジョブ管理ツールを利用する場合、付属の分かりやすい GUI によりジョブスケジュールを一望することができるでしょう（以下は hinemos スケジュール画面）。
また、ジョブ登録した日程がそのまま連携された形でスケジュールにも反映される為、登録者は別のドキュメントにも転機する必要がなく効率面でもメリットがあります。
一方で、ジョブ管理ツールは常に汎用的に作られています。この為、ジョブ管理ツールには特有の専門用語が頻出します（ジョブネット、ジョブグループ等）。これらの使い方・見方を理解するのに教育が必要になってくるかもしれません。
Web カレンダーもいいかもしれない（2元管理だが情報共有に有効）
単純なエクセル等の管理よりも Google カレンダー等の Web 上のカレンダーもいいかもしれません。Web 上で共有可能の為、アプリケーションも不要で誰でも閲覧させることが可能です。これも 2元管理にはなりますが、一度登録しておけば、週単位、月単位、5日単位等を瞬時に切り替えるられアラートメールも送信可能です。
Google Calendar によるジョブ日程管理（週単位）
Google Calendar によるジョブ日程管理（月単位）
もちろん Web 上の共有となる為、情報漏えいへの対応も必ず行う必要があります。
ジョブの日程管理方法は様々存在します。色々と試してみるのがいいかもしれません。